Portfolio · Dossier Compleet
Klantstukken binnen,zonder iemand na te jagen.
Elk kwartaal vraagt dit systeem de stukken voor de btw-aangifte op bij uw klanten, controleert elk document en herinnert alleen aan wat nog ontbreekt. U ziet in één overzicht wie compleet is.
Werkend prototype voor administratiekantoren Gebouwd en getest met een verzonnen kantoor en verzonnen klanten. De software werkt echt.
Het probleem
Elk kwartaal hetzelfde nalopen.
De aangifte zelf is het werk niet. Het werk is wachten op stukken, ze openen, zien dat er iets niet klopt en er opnieuw om vragen.
Het verkeerde kwartaal
Een bankafschrift over april tot en met juni, terwijl u juli tot en met september nodig hebt. U ziet het pas als u het opent.
Een onleesbare bon
Scheef en wazig gefotografeerd. Dus mailt u: kunt u hem opnieuw sturen?
Geen reactie
Na twee mails nog steeds niets. De deadline komt dichterbij en iemand moet gaan bellen.
Rekenvoorbeeld
Wat het nalopen u kost.
± 180 uur
per jaar bij 100 btw-klanten, volgens dit rekenvoorbeeld
In de demo met zes klanten nam het systeem dit handwerk over. De minuten per keer zijn onze aannames. In een gesprek rekenen we het na met de minuten van uw kantoor.
| Handwerk dat het systeem overneemt | Keer in de demo | Minuten per keer | Minuten |
|---|---|---|---|
| Uitvraag opstellen en mailen6 × 5 min | 6 | 5 | 30 |
| Klant herinneren8 × 4 min | 8 | 4 | 32 |
| Document openen, controleren en opslaan21 × 3 min | 21 | 3 | 63 |
| Klant uitleggen wat er mis is3 × 6 min | 3 | 6 | 18 |
| Status bijwerken22 × 1 min | 22 | 1 | 22 |
| Totaal, zes klanten | 165 |
Dat is gemiddeld 27,5 minuut per klant per kwartaal. Bij 100 klanten en vier kwartalen: 100 × 4 × 27,5 minuut, ongeveer 183 uur. Een rekenvoorbeeld met onze aannames, geen meting bij een kantoor.
Internationaal onderzoek: in een enquête onder 816 kantooreigenaren kwam het verzamelen van klantstukken als grootste knelpunt naar voren, nog vóór handmatig administratief werk. Bron: Financial Cents, State of Accounting Workflow Automation (2025), vooral kantoren in Noord-Amerika.
Zo werkt het
Van uitvraag tot compleet dossier.
-
Eén klik, en elke klant weet wat er nodig is
Aan het begin van het kwartaal krijgt elke klant een mail met een persoonlijke uploadlink en een lijstje: bankafschrift, verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen.
-
Elk document wordt meteen gelezen
Wat de klant uploadt, wordt direct gelezen: wat voor document het is, op wiens naam, over welke periode en met welk bedrag. Dat gebeurt op de computer van het kantoor zelf.
-
Klopt het niet? Dan hoort de klant direct waarom
Een afschrift van het verkeerde kwartaal, een wazige foto of een energierekening in plaats van een bankafschrift gaat terug, met uitleg die de klant begrijpt. Niemand op kantoor hoeft het eerst te openen.
-
Twijfel gaat naar een medewerker
Staat een afschrift op een andere naam, of is de datum niet te lezen? Dan beslist iemand van het kantoor, met één klik. Bij twijfel keurt het systeem nooit zelf goed.
-
Herinneringen gaan vanzelf, alleen voor wat ontbreekt
Op dag 3, 7 en 14 krijgt de klant een herinnering met alleen de stukken die nog ontbreken. Wie daarna nog niets stuurde, komt op de bellijst. De bedragen en btw gaan als bestand naar de boekhouding.
Gemeten, niet geschat
Getest op de lastige gevallen.
- 22 van 22
- testdocumenten goed beoordeeld, met de juiste reden
- 0
- keer iets ten onrechte goedgekeurd
- 10 van 10
- factuurbedragen goed gelezen, ook van een factuur van twee pagina's
| Wat er binnenkwam | Wat het systeem deed |
|---|---|
| Een bankafschrift van het verkeerde kwartaal | Terug naar de klant, met de periode die wél nodig is |
| Een wazige foto van een bon | Terug naar de klant: maak een nieuwe foto bij goed licht |
| Een energierekening, geüpload als bankafschrift | Terug naar de klant: dit is geen bankafschrift |
| Een afschrift op de naam van iemand anders | Naar een medewerker, die beslist |
| Een factuur van twee pagina's, met het totaal op de tweede | Goedgekeurd, met het juiste bedrag |
Getest op 22 documenten die wij zelf maakten: goede en bewust foute. Dat zijn geen echte klantstukken. Bij een kantoor testen we eerst op uw eigen soort stukken.
Wie beslist
Waarom de AI nooit zelf beslist.
De AI leest
Wat voor document het is, op wiens naam, over welke periode en met welk bedrag.
Vaste regels beslissen
Goed, terug naar de klant of naar een medewerker. Elke regel heeft een automatische test.
Bij twijfel een mens
Klopt een naam niet of is iets niet te lezen, dan keurt het systeem nooit zelf goed.
Een taalmodel kan op een wazige foto tekst zien die er niet staat. Daarom meet het systeem zelf hoe scherp een foto is, los van de AI, en gaan verdachte bedragen naar een medewerker. Twijfel kost u een paar seconden; een foute goedkeuring zou veel meer kosten.
Vragen en antwoorden
Wat u wilt weten voordat u belt.
Gaan de stukken van mijn klanten naar de cloud?
Nee. Het systeem en de AI draaien op een computer op uw kantoor. Er gaat geen document naar een clouddienst, en ook niet naar ons.
Werkt het met mijn boekhoudpakket?
Het prototype zet per goedgekeurd document de klant, de datum, het bedrag en de btw in een bestand dat u in Excel kunt openen. Een directe koppeling met uw pakket bouwen we bij de invoering, als uw pakket die mogelijkheid biedt.
Ik heb al een klantportaal. Wat doet dit anders?
Een portaal zorgt dat stukken binnenkomen. Dit systeem kijkt ze ook na: het ziet dat een afschrift over het verkeerde kwartaal gaat, legt de klant uit wat er mis is en herinnert alleen aan wat nog ontbreekt. Of het naast uw huidige portaal kan werken, bekijken we samen.
Wat moet er nog gebeuren voordat het op mijn kantoor draait?
Dit is een prototype. Voor gebruik met echte klanten regelen we bij de invoering:
- Inloggen voor medewerkers
- Uploadlinks die na de deadline verlopen
- Versleutelde opslag van de stukken
- Een verwerkersovereenkomst en een bewaartermijn
- Een test op uw eigen soort stukken, voordat het live gaat
Hoe snel is het?
Op een gewone laptop (Apple M1, 16 GB) duurt het lezen van een document ongeveer 20 tot 50 seconden. In onze laatste test was het gemiddeld 38 seconden, terwijl de laptop ook ander werk deed. De klant hoeft er niet op te wachten: klopt er iets niet, dan krijgt hij een mail.
Wat kost het?
U krijgt één vaste prijs na een kort gesprek, als we weten hoeveel klanten u heeft en met welk pakket u werkt. Hoe lang de invoering duurt, hangt vooral af van de koppeling met dat pakket.
Welke techniek zit erachter?
- Taalmodel Gemma 3 (4B), lokaal via Ollama
- Leest elke pagina van een PDF; bij lange documenten de eerste en de laatste twee
- Vaste beslisregels in Python, met 18 automatische tests
- Uploadpagina en overzicht zonder externe diensten
- Mail via de mailserver van het kantoor
- Bedragen en btw als CSV-bestand voor de boekhouding
Wilt u dit vooruw kantoor?
Vijftien minuten, geen presentatie, geen verplichting. Wij zeggen eerlijk wat wij als eerste zouden bouwen.